Evenement organiseren

Een evenement organiseren met artiesten is een behoorlijke onderneming. Een muziekconcert, een open dagen of een corporate festival, het plannen en uitvoeren van een evenement met artiesten vergt zorgvuldige voorbereiding en aandacht voor detail. Evenementen organiseren die tot de verbeelding spreken, dat is wat we nastreven bij Viking Entertainment.



Het team van Viking beschikt over een creatief inlevingsvermogen en organisatietalent om uw evenement van top-entertainment te voorzien. Bij ons kun je kiezen uit een groot aanbod aan entertainment zoals coverbands, DJ’s, Solisten, duo’s, trio’s, bekende zangers, BN’ers, Nederlandstalige zangers of zangeressen voor al uw evenementen. Nieuwe trends worden gezet en ‘hypes’ worden op de voet gevolgd door het team van Viking. Indien wij het entertainment voor uw evenement organiseren worden de wensen en doelstellingen duidelijk vooraf met u besproken. Viking Entertainment kan u helpen bij het organiseren van uw evenement. 
 

Viking Events is al 55+ jaar toonaangevend in de organisatie van een:

 

               

Stappenplan evenement organisatie

Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van een evenement? In dit artikel delen we tevens een praktisch stappenplan om u te helpen een succesvol evenement met passende artiesten te organiseren.
 

Stap 1: Definieer uw doelen en doelgroep

Voordat u begint met de planning, is het essentieel om duidelijke doelen te stellen voor uw evenement. Wat wilt u bereiken? Wilt u werken aan teambuilding, waardering tonen aan medewerkers en/of klanten, naamsbekendheid vergroten, een bepaald publiek bereiken of gewoon een gezellig feest geven? Identificeer ook uw doelgroep. Wie wilt u aantrekken met uw evenement? Dit zal u helpen bij het nemen van beslissingen over artiesten, locatie en marketingstrategieën. Hierbij is een wezenlijk verschil tussen openbare en corporate events.
 

Stap 2: Bepaal uw budget

Een realistisch budget opstellen is cruciaal voor het succes van uw evenement. Denk aan alle kosten, waaronder artiestenhonoraria, locatiehuur, technische uitrusting, marketing en promotie, catering en beveiliging. Probeer ook rekening te houden met onverwachte uitgaven. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen de beschikbare financiële middelen en de kwaliteit van de artiesten en het evenement als geheel.
 

Stap 3: Passende artiesten

Het kiezen van de juiste artiesten is een cruciaal onderdeel van het organiseren van een succesvol evenement. Doe grondig onderzoek naar artiesten die passen bij uw doelstellingen en doelgroep. Houd rekening met hun populariteit, genre, beschikbaarheid en kosten. Zorg ervoor dat u contact opneemt met artiestenbureaus zoals Viking Entertainment.
 

Stap 4: Locatie en logistiek

De keuze van de locatie is van groot belang voor uw evenement. Zorg ervoor dat de locatie geschikt is voor het aantal verwachte bezoekers en de aard van het evenement. Controleer of de locatie alle benodigde faciliteiten heeft, zoals een podium, geluids- en verlichtingssystemen en sanitaire voorzieningen. Vergeet ook de logistiek niet, zoals parkeergelegenheid, toegankelijkheid en beveiliging.
 

Stap 5: Marketing en promotie

Om uw evenement onder de aandacht te brengen en het publiek te bereiken, is een effectieve marketing- en promotiestrategie essentieel. Maak gebruik van verschillende kanalen, zoals sociale media, websites, persberichten en lokale advertenties. Creëer een aantrekkelijke en professionele visuele identiteit voor uw evenement en maak gebruik van influencer-marketing om het bereik te vergroten.
 

Stap 6: Operationele planning 

Bij het organiseren van een evenement met artiesten is een gedetailleerde operationele planning noodzakelijk. Maak een tijdschema met alle belangrijke taken en deadlines. Denk aan zaken zoals het opzetten van de locatie, technische repetities, geluidscontroles, artiestenontvangst en backstagefaciliteiten. Werk nauw samen met de artiesten en het technische team om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt op de dag van het evenement.

Viking Events 

Hulp nodig bij het organiseren van uw evenement? Met Viking Events bieden wij een full-service organisatiebureau staan wij u graag bij in de organisatie en realisatie van uw evenementen. 

 

Evenement organiseren?

Het organiseren van een evenement met artiesten kan een geweldige ervaring zijn, maar het vereist ook gedegen planning en voorbereiding. Door duidelijke doelen te stellen, het juiste budget te hanteren, geschikte artiesten te selecteren, een geschikte locatie te kiezen en aandacht te besteden aan marketing en logistiek, kunt u de basis leggen voor een succesvol evenement. Vergeet niet om flexibel te blijven en eventuele uitdagingen onderweg aan te pakken. Met een goede planning en een geweldig team kunt u een onvergetelijk evenement organiseren dat het publiek zal vermaken en inspireren.
 

Veelgestelde vragen (Frequently Asked Questions/FAQ)

Hoe helpt Viking Entertainment bij het organiseren van een evenement?

Wij ondersteunen het volledige proces of bij specifieke onderdelen daarvan. Denk aan het meedenken over een passend entertainmentconcept, het boeken van de juiste artiesten, bands of DJ’s, en het afstemmen van de volledige logistiek en techniek. Met meer dan 55 jaar ervaring zorgen we ervoor dat het entertainment helemaal aansluit op jouw doelgroep, doelstellingen en budget.

Wanneer moet ik beginnen met het boeken van artiesten voor mijn evenement?

Het is verstandig om zo vroeg mogelijk te starten. Populaire bands, DJ’s en bekende artiesten hebben vaak al een volle agenda. Vroeg boeken geeft de meeste keuzezekerheid en rust in de verdere organisatie.
 

Regelt Viking Entertainment ook licht, geluid en podium (techniek)?

Ja. Naast het boeken van artiesten kunnen via onze vaste partners en leveranciers ook de complete technische faciliteiten verzorgen, zoals professionele geluids- en lichtinstallaties, podia en ondersteunende crew. Zo heb je één aanspreekpunt voor het totale entertainment- en techniekplaatje.
 

Hoe bepaal ik welk type entertainment het beste past bij mijn evenement?

In de voorbereiding kijken we samen naar het type evenement (zoals een personeelsfeest, festival, open dag of jubileum), de verwachte bezoekers en de gewenste sfeer. Op basis hiervan geven we gericht advies over de beste combinatie van bijvoorbeeld een allround band, een DJ, een bekende zanger of mobiel entertainment.
 

Hoe zit het met de Buma/Stemra-rechten voor muziek op mijn evenement?

Bij het organiseren van een evenement waar muziek wordt afgespeeld of live wordt gespeeld, krijg je te maken met Buma/Stemra-afdrachten. Wij adviseren en informeren je tijdens het boekingsproces over deze regelgeving en vereisten, zodat je precies weet waar je aan toe bent.
 

Kan Viking Entertainment de volledige organisatie van een evenement uit handen nemen?

Zeker. We kunnen niet alleen het entertainment verzorgen, maar ook meedenken over en ondersteunen bij de rest, van de operationele planning en locatiekeuze tot de opbouw en begeleiding op de dag zelf.
 

Wat gebeurt er als een geboekte artiest onverhoopt ziek is?

Als groot boekingsbureau beschikken we over een flink netwerk en een storingsdienst op de dag van het evenement. Mocht een artiest door overmacht uitvallen, dan doen we er alles aan om direct een gelijkwaardig alternatief te regelen, zodat het programma vlekkeloos doorgaat.
 

Hoe kan ik een vrijblijvende offerte of advies aanvragen?

Neem eenvoudig contact op via het contactformulier op de website, stuur een e-mail naar info@vikingentertainment.nl of bel direct naar 0413-296095. Een van onze medewerkers denkt graag vrijblijvend mee over de mogelijkheden voor jouw evenement.